Muchas empresas entregan a sus empleados un fondo fijo (caja chica) para cubrir gastos operativos menores —viáticos, insumos, movilidad— que luego deben rendirse contra comprobantes. Una pregunta frecuente es si conviene reintegrar esos montos mediante transferencia bancaria a la cuenta del empleado. La respuesta corta: es una práctica que, mal instrumentada, puede generar una contingencia laboral y fiscal significativa.
El riesgo de fondo: la presunción de salario en negro
El artículo 103 de la Ley de Contrato de Trabajo (LCT) presume que toda suma que percibe el trabajador como consecuencia del contrato de trabajo tiene carácter remuneratorio, salvo que se pruebe lo contrario. Esto significa que, ante una inspección de ARCA (ex AFIP) o un reclamo judicial, las transferencias periódicas a la cuenta de un empleado pueden presumirse pagos no registrados, y la carga de demostrar que se trató de un reintegro de gastos —y no de salario— recae sobre el empleador.
Si esa prueba no es contundente, las consecuencias son dos:
- En sede laboral: el juez puede incorporar esos montos a la base de cálculo de indemnizaciones y otros rubros remuneratorios.
- En sede fiscal/previsional: el organismo puede reclamar aportes y contribuciones omitidos, más multas por evasión.
Por qué la carga de la prueba es tan difícil de revertir
El riesgo se agrava cuando concurren ciertas prácticas habituales pero desaconsejables:
- Transferir el reintegro a la misma cuenta sueldo del empleado.
- Usar montos redondos que no coinciden con comprobantes específicos.
- Respaldar los pagos con facturas a consumidor final o emitidas a nombre del empleado en lugar de la empresa.
Cualquiera de estos elementos, por separado, ya debilita la posición de la empresa. Combinados, hacen que la presunción de pago en negro sea prácticamente irrefutable.
Un riesgo adicional para el empleado
El uso de la cuenta personal como canal de reintegros no solo expone a la empresa: también genera problemas al trabajador, que puede sufrir retenciones indebidas de Ingresos Brutos (SIRCREB) o recibir intimaciones bancarias para justificar el origen de fondos que, en rigor, nunca le pertenecieron.
Cómo mitigar la contingencia
1. Desvincular el circuito financiero personal del corporativo.
La alternativa más sólida es evitar por completo el paso de fondos por cuentas personales, mediante:
- Tarjetas de crédito o débito corporativas asignadas al empleado.
- Cuentas prepagas a nombre de la sociedad.
2. Si se mantienen las transferencias, hacerlo con reglas estrictas:
- Nunca dirigirlas a la cuenta sueldo.
- Indicar en el concepto del giro algo explícito, por ejemplo: «Reintegro de Gastos – Rendición N° XX».
3. Blindar la operatoria con una rendición de cuentas rigurosa:
- Planilla de rendición firmada por el empleado.
- Coincidencia exacta (al centavo) entre el monto transferido y los comprobantes.
- Facturas o tickets fiscales emitidos a nombre y CUIT de la empresa, nunca a nombre del empleado ni a consumidor final.
4. Formalizar una política interna de fondo fijo que regule montos, topes, periodicidad y documentación exigida, de modo que exista un marco escrito y consistente que respalde la operatoria ante cualquier control.
Conclusión
El fondo fijo es una herramienta operativa necesaria, pero su instrumentación descuidada —transferencias a la cuenta sueldo, montos redondos, comprobantes mal emitidos— puede transformar un simple reintegro de gastos en una fuente de pasivo laboral y fiscal. La clave no es evitar las transferencias a toda costa, sino separar el circuito de reintegros del circuito remuneratorio y sostenerlo con documentación que, ante cualquier inspección o litigio, permita probar sin ambigüedades el carácter no salarial de esas sumas.